Datenschutzerklärung
Zuletzt aktualisiert: 19. September 2026
DUTA AI bietet kleinen Betrieben zwei Dienste an: einen WhatsApp-Assistenten, der Nachrichten ihrer Kunden beantwortet, und einen KI-Empfang, der ihr Telefon abnimmt. Beide können Termine buchen. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten dabei anfallen, warum, wer sie verarbeitet und welche Rechte Sie haben. Wenn etwas unklar ist, schreiben Sie uns über die Kontaktdaten am Ende dieser Seite.
Dies ist eine Übersetzung unserer englischen Datenschutzerklärung. Bei Abweichungen gilt die englische Fassung.
1. Wer wir sind
DUTA AI ist ein Handelsname der DUTA LTD, eingetragen in England und Wales unter der Nummer 17463780. Unser eingetragener Sitz ist 128 City Road, London, EC1V 2NX, Vereinigtes Königreich.
2. Unsere zwei Rollen
- Sie wenden sich an einen Betrieb, der unseren Assistenten nutzt — Sie schreiben ihm auf WhatsApp oder rufen an, und unser Assistent antwortet. Dieser Betrieb entscheidet über die Verwendung Ihrer Daten und ist damit Verantwortlicher. Wir verarbeiten Ihre Daten in seinem Auftrag, auf Grundlage eines schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrags.
- Sie haben direkt mit uns zu tun — Sie besuchen diese Website, fragen eine Demo an, schreiben uns, oder Ihr Betrieb ist unser Kunde. Hier ist DUTA LTD der Verantwortliche.
Wenn Sie zur ersten Gruppe gehören, können Sie sich trotzdem an uns wenden: Wir leiten Ihr Anliegen an den Betrieb weiter oder helfen ihm dabei, es zu bearbeiten.
3. Der WhatsApp-Assistent
Was wir verarbeiten: Ihre WhatsApp-Telefonnummer, Ihren WhatsApp-Profilnamen, die Nachrichten, die Sie senden und empfangen, sowie Buchungsangaben, die Sie machen (etwa Name, E-Mail-Adresse und Wunschtermin).
Wie es funktioniert: Ihre Nachrichten erreichen den Betrieb über die WhatsApp Business Platform von Meta. Ein KI-Modell formuliert die Antworten. Den jüngsten Gesprächsverlauf speichern wir auf unserem Server in Frankfurt, damit der Assistent weiß, was Sie bereits geschrieben haben. Wenn Sie einen Termin möchten, prüft er den Kalender des Betriebs und bucht ihn für Sie.
Für Ihre Nutzung von WhatsApp selbst gelten zusätzlich die Bedingungen und die Datenschutzerklärung von WhatsApp.
4. Der KI-Empfang
Was wir verarbeiten: Ihre Telefonnummer, den Ton des Gesprächs, eine Aufzeichnung und deren Abschrift, eine kurze Zusammenfassung sowie Buchungsangaben, die Sie machen.
Wie es funktioniert: Wenn Sie den Betrieb anrufen, wird der Anruf an eine Rufnummer unseres Telefonieanbieters (Twilio oder Telnyx) weitergeleitet, die ihn mit Retell AI verbindet. Retell betreibt den Sprachassistenten: Er wandelt Ihre Sprache in Text um, erzeugt die Antworten und spricht sie aus. Zu Beginn des Gesprächs sagt der Assistent, dass er ein KI-Assistent ist und dass das Gespräch aufgezeichnet werden kann. Aufzeichnung, Abschrift und Zusammenfassung werden aufbewahrt, damit der Betrieb weiß, worum es ging, und sich bei Ihnen melden kann.
5. Buchungen
Wenn einer der beiden Assistenten einen Termin für Sie bucht, werden Ihr Name, Ihre Kontaktdaten und die Termindaten im Kalender des Betriebs bei Cal.com gespeichert. Sie können eine Bestätigung per E-Mail und Erinnerungen erhalten, von Cal.com oder von uns.
6. Was die Assistenten tun und was nicht
- Sie sagen Ihnen gleich zu Beginn, dass Sie mit einem KI-Assistenten sprechen.
- Sie buchen einen Termin nur, wenn Sie darum bitten. Sie treffen keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung für Sie.
- Wenn sie nicht weiterhelfen können, nehmen sie eine Nachricht auf, damit der Betrieb Sie kontaktieren kann.
- Wir verkaufen Ihre Daten nicht und nutzen Ihre Gespräche oder Anrufe nicht, um KI-Modelle zu trainieren.
7. Wenn Sie direkt mit uns zu tun haben
| Was | Wofür wir es nutzen | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Demo-Anfragen: Ihr Name, der Name des Betriebs, Telefonnummer oder E-Mail und das, was Sie uns über Ihren Betrieb schreiben | Um eine Demo zu bauen, Ihnen zu schicken und dazu nachzufassen | Vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage; unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten |
| Kundendaten: Kontakt- und Rechnungsdaten sowie Angaben zu Ihrem Betrieb (Zeiten, Leistungen, Preise, Buchungseinstellungen) | Um Ihren Assistenten einzurichten, zu betreiben und zu betreuen und um Ihnen Rechnungen zu stellen | Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen; gesetzliche Pflichten wie die Buchführung |
| E-Mails, Anrufe und WhatsApp-Nachrichten, die Sie uns senden | Um zu antworten und unseren Austausch zu dokumentieren | Unser berechtigtes Interesse an der Führung unseres Betriebs |
| Technische Daten bei Ihrem Besuch dieser Website, etwa IP-Adresse und Browsertyp | Um die Website auszuliefern und sicher zu halten (übernimmt unser Hosting-Anbieter) | Unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Website |
Cookies und Tracking: Diese Website verwendet keine Cookies, keine Analysewerkzeuge und keine Werbetracker. Alles auf der Seite, auch die Schriften, kommt von unserem eigenen Hosting — ein Besuch sendet Ihre Daten also nicht an Dritte wie Google.
8. Wer Ihre Daten verarbeitet
Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Sie verarbeiten Daten ausschließlich, um uns ihren Dienst zu erbringen, auf Grundlage von Verträgen, die diese Daten schützen.
| Eingesetzt für | Dienstleister | Aufgabe | Ort |
|---|---|---|---|
| WhatsApp-Assistent | Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) | Stellt die Nachrichten zwischen Ihnen und dem Betrieb zu | Irland / USA |
| WhatsApp-Assistent | OpenAI | Formuliert die Antworten des Assistenten | USA |
| WhatsApp-Assistent | Alibaba Cloud | Betreibt unseren Server, auf dem der Gesprächsverlauf liegt | Frankfurt, Deutschland |
| KI-Empfang | Retell AI | Betreibt den Sprachassistenten und speichert Aufzeichnungen, Abschriften und Zusammenfassungen | USA |
| KI-Empfang | Twilio oder Telnyx | Stellt die Rufnummer bereit und vermittelt den Anruf | USA |
| Buchungen | Cal.com | Kalender- und Buchungssystem; Buchungs-E-Mails | USA |
| Buchungen | Resend | Versendet Buchungsbestätigungen per E-Mail | USA |
| Alle Dienste | Cloudflare | Domain, gesicherte Verbindungen zu unserem Server und E-Mail-Weiterleitung | Weltweites Netz (US-Unternehmen) |
| Website und Demos | Netlify | Hostet diese Website und empfängt die Demo-Anfragen | USA |
| Website und Demos | Anthropic | Formuliert die Chat-Antworten auf Demo-Websites, die wir für Interessenten bauen | USA |
| Betrieb des Unternehmens | Unser E-Mail-Postfach | USA |
Wir geben Daten außerdem weiter, wenn das Gesetz es verlangt oder um unsere Rechte zu schützen.
9. Übermittlung in Drittländer
Mehrere unserer Dienstleister sitzen außerhalb des Vereinigten Königreichs und des Europäischen Wirtschaftsraums, überwiegend in den USA. Werden Ihre Daten dorthin übermittelt, stützen wir uns auf datenschutzrechtlich anerkannte Garantien — etwa die UK Extension zum EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Anbieter oder Standardvertragsklauseln zusammen mit dem UK International Data Transfer Addendum.
10. Wie lange wir Daten aufbewahren
- WhatsApp-Gesprächsverlauf: solange der Betrieb unseren Dienst nutzt, höchstens 12 Monate nach der letzten Nachricht.
- Aufzeichnungen, Abschriften und Zusammenfassungen von Anrufen: höchstens 12 Monate nach dem Anruf.
- Verbindungsdaten (Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer): werden von unserem Telefonieanbieter für dessen Abrechnung und gesetzliche Pflichten aufbewahrt.
- Buchungen: im Kalender des Betriebs, solange dieser sie aufbewahrt.
- Demo-Anfragen und Schriftwechsel: bis zu 24 Monate nach unserem letzten Kontakt, sofern Sie nicht Kunde werden.
- Kundendaten: für die Dauer der Leistung, danach Rechnungen und Buchhaltung 6 Jahre, wie es das britische Recht verlangt.
Wir löschen Daten früher, wenn Sie oder der Betrieb uns darum bitten, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
11. Ihre Rechte
Nach britischem Datenschutzrecht (und nach der DSGVO, wenn Sie in der EU sind) haben Sie das Recht:
- auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir zu Ihnen haben;
- unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
- Ihre Daten löschen zu lassen;
- die Verarbeitung einschränken zu lassen oder ihr zu widersprechen;
- Ihre Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten;
- eine Einwilligung zu widerrufen, soweit wir uns darauf stützen.
Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie uns. Wir antworten innerhalb eines Monats. Wenn Sie mit dem Umgang mit Ihren Daten nicht einverstanden sind, können Sie sich bei der britischen Aufsichtsbehörde, dem Information Commissioner's Office (ico.org.uk), beschweren oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres Landes, wenn Sie in der EU sind — in Deutschland bei der für Sie zuständigen Landesdatenschutzbehörde.
12. So beantragen Sie die Löschung Ihrer Daten
Sie können jederzeit verlangen, dass wir Ihre Daten löschen:
- Schreiben Sie an contact@dutasolutions.com mit dem Betreff „Meine Daten löschen“, oder rufen Sie uns an unter +44 20 8050 1428.
- Nennen Sie die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, die Sie verwendet haben, damit wir Ihre Daten finden.
- Wenn Sie über unseren Assistenten einem Betrieb geschrieben oder ihn angerufen haben, sagen Sie uns bitte, welcher es war.
Wir bestätigen Ihre Anfrage und löschen Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen, einschließlich WhatsApp-Gesprächen und Anrufaufzeichnungen, und bitten unsere Dienstleister, ihre Kopien ebenfalls zu löschen. Wir behalten nur, was wir gesetzlich aufbewahren müssen (etwa Rechnungen), und sagen Ihnen Bescheid, falls das zutrifft.
Wenn Sie einen Chat in Ihrer eigenen WhatsApp-App löschen, verschwindet er nur von Ihrem Telefon. Damit er auch aus den Unterlagen des Betriebs verschwindet, wenden Sie sich wie oben beschrieben an uns.
13. Wie wir Ihre Daten schützen
Verbindungen zu unserer Website und zu unseren Systemen sind verschlüsselt. Unser Server nimmt nur WhatsApp-Nachrichten mit der Signatur von Meta an, der Zugriff auf Daten ist auf die Personen beschränkt, die ihn brauchen, und Passwörter und API-Schlüssel werden sicher gespeichert. Kein System ist völlig sicher, aber wir treffen angemessene Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten und melden eine schwerwiegende Datenschutzverletzung Ihnen und den Behörden, wie es das Gesetz verlangt.
14. Kinder
Unsere Website und unsere Dienste richten sich an Unternehmen und nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine Daten von Kindern.
15. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich unsere Dienste ändern. Die neue Fassung veröffentlichen wir auf dieser Seite und ändern das Datum oben.
16. Kontakt
DUTA LTD
128 City Road, London, EC1V 2NX, Vereinigtes Königreich
E-Mail: contact@dutasolutions.com
Telefon: +44 20 8050 1428