Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: 19 września 2026
DUTA AI oferuje małym firmom dwie usługi: asystenta WhatsApp, który odpowiada na wiadomości ich klientów, oraz recepcjonistę AI, który odbiera ich telefon. Oba mogą rezerwować wizyty. Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe się z tym wiążą, po co, kto je przetwarza i jakie masz prawa. Jeśli coś jest niejasne, napisz do nas — dane kontaktowe znajdziesz na dole strony.
To tłumaczenie naszej angielskiej polityki prywatności. W razie rozbieżności rozstrzygająca jest wersja angielska.
1. Kim jesteśmy
DUTA AI to nazwa handlowa DUTA LTD, spółki zarejestrowanej w Anglii i Walii pod numerem 17463780. Nasza siedziba to 128 City Road, London, EC1V 2NX, Wielka Brytania.
2. Nasze dwie role
- Kontaktujesz się z firmą, która korzysta z naszego asystenta — piszesz do niej na WhatsAppie albo dzwonisz, a odpowiada nasz asystent. To ta firma decyduje, jak wykorzystywane są Twoje dane, więc jest administratorem danych. My przetwarzamy Twoje dane w jej imieniu, na podstawie pisemnej umowy powierzenia przetwarzania.
- Masz do czynienia bezpośrednio z nami — odwiedzasz tę stronę, zamawiasz demo, piszesz do nas albo Twoja firma jest naszym klientem. Tutaj administratorem jest DUTA LTD.
Jeśli należysz do pierwszej grupy, i tak możesz się do nas zwrócić — przekażemy Twoją prośbę firmie albo pomożemy jej ją zrealizować.
3. Asystent WhatsApp
Co przetwarzamy: Twój numer WhatsApp, nazwę Twojego profilu WhatsApp, wiadomości, które wysyłasz i otrzymujesz, oraz dane rezerwacji, które podajesz (np. imię, adres e-mail i preferowaną godzinę).
Jak to działa: Twoje wiadomości docierają do firmy przez WhatsApp Business Platform od Meta. Odpowiedzi układa model AI. Niedawną historię rozmowy przechowujemy na naszym serwerze we Frankfurcie w Niemczech, żeby asystent pamiętał, co już napisałeś. Jeśli poprosisz o wizytę, sprawdza kalendarz firmy i rezerwuje ją dla Ciebie.
Do korzystania z samego WhatsAppa stosują się również warunki i polityka prywatności WhatsAppa.
4. Recepcjonista AI
Co przetwarzamy: Twój numer telefonu, dźwięk rozmowy, jej nagranie i transkrypcję, krótkie podsumowanie oraz dane rezerwacji, które podajesz.
Jak to działa: gdy dzwonisz do firmy, połączenie jest przekierowywane na numer naszego operatora telefonii (Twilio lub Telnyx), który łączy je z Retell AI. Retell obsługuje asystenta głosowego: zamienia Twoją mowę na tekst, tworzy odpowiedzi i je wypowiada. Na początku rozmowy asystent mówi, że jest asystentem AI i że rozmowa może być nagrywana. Nagranie, transkrypcja i podsumowanie są przechowywane, żeby firma wiedziała, o czym była rozmowa, i mogła się z Tobą skontaktować.
5. Rezerwacje
Gdy któryś z asystentów rezerwuje dla Ciebie wizytę, Twoje imię, dane kontaktowe i szczegóły wizyty zapisują się w kalendarzu firmy w Cal.com. Możesz otrzymać e-mail z potwierdzeniem i przypomnienia — od Cal.com lub od nas.
6. Co asystenci robią, a czego nie
- Na początku mówią Ci, że rozmawiasz z asystentem AI.
- Rezerwują wizytę tylko wtedy, gdy o to poprosisz. Nie podejmują wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne ani podobnie istotnych.
- Jeśli nie potrafią pomóc, przyjmują wiadomość, żeby firma mogła się z Tobą skontaktować.
- Nie sprzedajemy Twoich danych ani nie używamy Twoich rozmów do trenowania modeli AI.
7. Gdy masz do czynienia bezpośrednio z nami
| Co | Po co tego używamy | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Zgłoszenia po demo: Twoje imię, nazwa firmy, telefon lub e-mail i to, co nam o firmie napiszesz | Żeby zbudować i wysłać Ci demo oraz wrócić do Ciebie w tej sprawie | Działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy; nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na zapytania |
| Dane klienta: dane kontaktowe i rozliczeniowe oraz informacje o firmie (godziny, usługi, ceny, ustawienia rezerwacji) | Żeby wdrożyć, prowadzić i wspierać Twojego asystenta oraz wystawiać faktury | Wykonanie umowy z Tobą; obowiązki prawne, np. prowadzenie księgowości |
| E-maile, telefony i wiadomości WhatsApp, które do nas wysyłasz | Żeby odpowiedzieć i zachować zapis naszej rozmowy | Nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu firmy |
| Dane techniczne z Twojej wizyty na tej stronie, np. adres IP i typ przeglądarki | Żeby wyświetlić stronę i zadbać o jej bezpieczeństwo (zajmuje się tym nasz dostawca hostingu) | Nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznej stronie |
Pliki cookie i śledzenie: ta strona nie używa plików cookie, narzędzi analitycznych ani skryptów reklamowych. Wszystko na niej, łącznie z krojami pisma, serwujemy z własnego hostingu, więc odwiedziny nie wysyłają Twoich danych do firm trzecich, takich jak Google.
8. Kto przetwarza Twoje dane
Korzystamy z poniższych dostawców. Przetwarzają dane wyłącznie po to, by świadczyć nam swoją usługę, na podstawie umów, które te dane chronią.
| Do czego | Dostawca | Co robi | Lokalizacja |
|---|---|---|---|
| Asystent WhatsApp | Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) | Dostarcza wiadomości między Tobą a firmą | Irlandia / USA |
| Asystent WhatsApp | OpenAI | Układa odpowiedzi asystenta | USA |
| Asystent WhatsApp | Alibaba Cloud | Hostuje nasz serwer, na którym jest historia rozmów | Frankfurt, Niemcy |
| Recepcjonista AI | Retell AI | Obsługuje asystenta głosowego i przechowuje nagrania, transkrypcje i podsumowania | USA |
| Recepcjonista AI | Twilio lub Telnyx | Udostępnia numer telefonu i realizuje połączenie | USA |
| Rezerwacje | Cal.com | Kalendarz i system rezerwacji; e-maile o rezerwacjach | USA |
| Rezerwacje | Resend | Wysyła e-maile z potwierdzeniem rezerwacji | USA |
| Wszystkie usługi | Cloudflare | Domena, bezpieczne połączenia z naszym serwerem i przekierowanie poczty | Sieć globalna (firma z USA) |
| Strona i dema | Netlify | Hostuje tę stronę i odbiera zgłoszenia po demo | USA |
| Strona i dema | Anthropic | Układa odpowiedzi czatu na stronach demonstracyjnych, które budujemy dla potencjalnych klientów | USA |
| Prowadzenie firmy | Nasza skrzynka e-mail | USA |
Możemy też ujawnić dane, jeśli wymaga tego prawo albo dla ochrony naszych praw.
9. Przekazywanie danych poza Europę
Kilku naszych dostawców ma siedzibę poza Wielką Brytanią i Europejskim Obszarem Gospodarczym, głównie w USA. Gdy Twoje dane tam trafiają, opieramy się na zabezpieczeniach uznanych przez przepisy o ochronie danych — takich jak UK Extension do ram EU-US Data Privacy Framework dla certyfikowanych dostawców albo standardowe klauzule umowne wraz z UK International Data Transfer Addendum.
10. Jak długo przechowujemy dane
- Historia rozmów na WhatsAppie: dopóki firma korzysta z naszej usługi i nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej wiadomości.
- Nagrania, transkrypcje i podsumowania rozmów: nie dłużej niż 12 miesięcy od rozmowy.
- Billingi połączeń (numer, godzina i czas trwania): przechowuje je nasz operator telefonii na potrzeby rozliczeń i obowiązków prawnych.
- Rezerwacje: w kalendarzu firmy, tak długo, jak firma je trzyma.
- Zgłoszenia po demo i korespondencja: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zostaniesz klientem.
- Dane klientów: przez czas świadczenia usługi, a potem faktury i księgowość przez 6 lat, jak wymaga tego prawo brytyjskie.
Usuwamy dane wcześniej, jeśli Ty albo firma o to poprosicie, chyba że prawo każe nam je zachować.
11. Twoje prawa
Na podstawie brytyjskich przepisów o ochronie danych (oraz RODO, jeśli jesteś w UE) masz prawo:
- uzyskać dostęp do swoich danych osobowych, które posiadamy;
- sprostować nieprawidłowe dane;
- żądać usunięcia swoich danych;
- ograniczyć ich wykorzystanie albo wnieść sprzeciw;
- otrzymać swoje dane w formacie nadającym się do przeniesienia;
- wycofać zgodę, jeśli na niej polegamy.
Żeby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz do nas. Odpowiadamy w ciągu miesiąca. Jeśli nie odpowiada Ci sposób, w jaki postępujemy z Twoimi danymi, możesz złożyć skargę do brytyjskiego organu — Information Commissioner's Office (ico.org.uk) — albo do organu w swoim kraju, jeśli jesteś w UE; w Polsce jest to Urząd Ochrony Danych Osobowych.
12. Jak poprosić o usunięcie danych
W każdej chwili możesz poprosić nas o usunięcie Twoich danych:
- Napisz na contact@dutasolutions.com z tematem „Usuń moje dane” albo zadzwoń pod +44 20 8050 1428.
- Podaj numer telefonu lub adres e-mail, z którego korzystałeś, żebyśmy mogli znaleźć Twoje dane.
- Jeśli przez naszego asystenta pisałeś albo dzwoniłeś do jakiejś firmy, napisz nam do której.
Potwierdzimy Twoje zgłoszenie i usuniemy dane w ciągu 30 dni, łącznie z rozmowami na WhatsAppie i nagraniami połączeń, a naszych dostawców poprosimy o usunięcie ich kopii. Zachowujemy tylko to, co musimy zachować zgodnie z prawem (np. faktury) — jeśli tak będzie, powiemy Ci o tym.
Usunięcie czatu we własnej aplikacji WhatsApp kasuje go tylko z Twojego telefonu. Żeby zniknął też z dokumentacji firmy, skontaktuj się z nami w sposób opisany powyżej.
13. Jak chronimy Twoje dane
Połączenia z naszą stroną i systemami są szyfrowane. Nasz serwer przyjmuje tylko wiadomości WhatsApp z podpisem Meta, dostęp do danych mają wyłącznie osoby, które go potrzebują, a hasła i klucze API są przechowywane bezpiecznie. Żaden system nie jest w pełni bezpieczny, ale stosujemy rozsądne środki ochrony i zgłosimy poważne naruszenie Tobie oraz organom, tak jak wymaga tego prawo.
14. Dzieci
Nasza strona i usługi są przeznaczone dla firm, nie dla dzieci. Świadomie nie zbieramy danych dzieci.
15. Zmiany w tej polityce
Możemy aktualizować tę politykę wraz ze zmianami naszych usług. Nową wersję opublikujemy na tej stronie i zmienimy datę u góry.
16. Kontakt
DUTA LTD
128 City Road, London, EC1V 2NX, Wielka Brytania
E-mail: contact@dutasolutions.com
Telefon: +44 20 8050 1428