Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 19 september 2026

DUTA AI biedt kleine bedrijven twee diensten: een WhatsApp-assistent die berichten van klanten beantwoordt, en een AI-receptionist die hun telefoon opneemt. Beide kunnen afspraken inplannen. In dit beleid lees je welke persoonsgegevens daarbij horen, waarom, wie ermee werkt en welke rechten je hebt. Is iets niet duidelijk? Neem dan contact met ons op via de gegevens onderaan deze pagina.

Dit is een vertaling van ons Engelstalige privacybeleid. Bij verschillen tussen beide versies is de Engelse versie leidend.

1. Wie we zijn

DUTA AI is een handelsnaam van DUTA LTD, een bedrijf ingeschreven in Engeland en Wales (bedrijfsnummer 17463780). Ons statutaire adres is 128 City Road, London, EC1V 2NX, Verenigd Koninkrijk.

2. Onze twee rollen

• Je neemt contact op met een bedrijf dat onze assistent gebruikt — je stuurt het een WhatsApp-bericht of belt het, en onze assistent antwoordt. Dat bedrijf bepaalt hoe je gegevens worden gebruikt en is dus de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken je gegevens namens dat bedrijf, op basis van een schriftelijke verwerkersovereenkomst.
• Je hebt rechtstreeks met ons te maken — je bezoekt deze website, vraagt een demo aan, neemt contact met ons op of je bedrijf is onze klant. Dan is DUTA LTD de verwerkingsverantwoordelijke.

Hoor je bij de eerste groep, dan kun je ons nog steeds benaderen — we sturen je verzoek door naar het bedrijf of helpen het om ermee aan de slag te gaan.

3. De WhatsApp-assistent

Wat we verwerken: je WhatsApp-telefoonnummer, je WhatsApp-profielnaam, de berichten die je stuurt en ontvangt, en eventuele boekingsgegevens die je doorgeeft (zoals je naam, e-mailadres en voorkeurstijd).

Hoe het werkt: je berichten bereiken het bedrijf via het WhatsApp Business Platform van Meta. Een AI-model schrijft de antwoorden. We bewaren het recente gesprek op onze server in Frankfurt, Duitsland, zodat de assistent weet wat je al hebt gezegd. Vraag je om een afspraak, dan checkt de assistent de agenda van het bedrijf en boekt hij die voor je.

Voor je gebruik van WhatsApp zelf gelden ook de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp.

4. De AI-receptionist

Wat we verwerken: je telefoonnummer, het geluid van het gesprek, een opname en uitgeschreven tekst daarvan, een korte samenvatting en eventuele boekingsgegevens die je doorgeeft.

Hoe het werkt: als je het bedrijf belt, wordt het gesprek doorgeschakeld naar een telefoonnummer van onze telecomprovider (Twilio of Telnyx), die het verbindt met Retell AI. Retell verzorgt de spraakassistent: het zet je spraak om in tekst, schrijft de antwoorden en spreekt ze uit. Aan het begin van het gesprek vertelt de assistent dat het een AI-assistent is en dat het gesprek kan worden opgenomen. De opname, de uitgeschreven tekst en de samenvatting worden bewaard zodat het bedrijf kan zien wat er is besproken en contact met je kan opnemen.

5. Boekingen

Als een van beide assistenten een afspraak voor je boekt, worden je naam, contactgegevens en de afspraakgegevens opgeslagen in de agenda van het bedrijf in Cal.com. Je kunt een bevestiging per e-mail en herinneringen ontvangen, van Cal.com of van ons.

6. Wat de assistenten wel en niet doen

• Ze vertellen je aan het begin dat je met een AI-assistent praat.
• Ze boeken alleen een afspraak als jij daarom vraagt. Ze nemen geen beslissingen die rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor je hebben.
• Kunnen ze je niet helpen, dan noteren ze een bericht zodat het bedrijf contact met je kan opnemen.
• We verkopen je gegevens niet en gebruiken je gesprekken niet om AI-modellen te trainen.

7. Als je rechtstreeks met ons te maken hebt

Cookies en tracking: deze website gebruikt geen cookies, analysetools of advertentietrackers. Alles op de site, ook de lettertypen, komt van onze eigen hosting, dus een bezoek stuurt je gegevens niet naar derden zoals Google.

8. Wie je gegevens verwerkt

We werken met de volgende dienstverleners. Zij verwerken gegevens alleen om hun dienst aan ons te leveren, op basis van contracten die de gegevens beschermen.

We kunnen gegevens ook verstrekken als de wet dat vereist, of om onze rechten te beschermen.

9. Doorgifte buiten Europa

Verschillende dienstverleners zijn gevestigd buiten het Verenigd Koninkrijk en de Europese Economische Ruimte, vooral in de VS. Worden je gegevens daarheen doorgegeven, dan vertrouwen we op waarborgen die de privacywetgeving erkent — zoals de UK Extension op het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde dienstverleners, of standaardcontractbepalingen samen met het UK International Data Transfer Addendum.

10. Hoe lang we gegevens bewaren

• WhatsApp-gespreksgeschiedenis: zolang het bedrijf onze dienst gebruikt, en niet langer dan 12 maanden na het laatste bericht.
• Gespreksopnames, uitgeschreven gesprekken en samenvattingen: niet langer dan 12 maanden na het gesprek.
• Belgegevens (telefoonnummer, tijdstip en duur): bewaard door onze telecomprovider voor zijn facturatie en wettelijke verplichtingen.
• Boekingen: in de agenda van het bedrijf, zolang het bedrijf ze bewaart.
• Demo-aanvragen en correspondentie: tot 24 maanden na ons laatste contact, tenzij je klant wordt.
• Klantgegevens: zolang we de dienst leveren, daarna facturen en administratie 6 jaar, zoals de Britse wet vereist.

We verwijderen gegevens eerder als jij of het bedrijf daarom vraagt, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren.

11. Jouw rechten

Volgens de Britse privacywetgeving (en de EU-wetgeving, als je in de EU woont) heb je het recht om:

• de persoonsgegevens die we over je hebben in te zien;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• het gebruik ervan te beperken of daartegen bezwaar te maken;
• je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• je toestemming in te trekken, als we op toestemming vertrouwen.

Wil je een van deze rechten gebruiken, neem dan contact met ons op. We reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Britse toezichthouder, het Information Commissioner's Office (ico.org.uk), of bij de toezichthouder in je eigen land — in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Zo vraag je verwijdering van je gegevens aan

Je kunt ons altijd vragen je gegevens te verwijderen:

• Mail naar contact@dutasolutions.com met als onderwerp "Verwijder mijn gegevens", of bel ons op +44 20 8050 1428.
• Vermeld het telefoonnummer of e-mailadres dat je hebt gebruikt, zodat we je gegevens kunnen vinden.
• Heb je via onze assistent een bedrijf een bericht gestuurd of gebeld, vertel ons dan welk bedrijf.

We bevestigen je verzoek en verwijderen je gegevens binnen 30 dagen, inclusief WhatsApp-gesprekken en gespreksopnames, en vragen onze dienstverleners hun kopieën ook te verwijderen. We bewaren alleen wat de wet ons verplicht te bewaren (zoals facturen), en laten het je weten als dat van toepassing is.

Een chat verwijderen in je eigen WhatsApp-app haalt hem alleen van je telefoon. Wil je hem ook uit de administratie van het bedrijf laten verwijderen, neem dan contact met ons op zoals hierboven beschreven.

13. Hoe we je gegevens beschermen

Verbindingen met onze website en systemen zijn versleuteld. Onze server accepteert alleen WhatsApp-berichten met de handtekening van Meta, alleen mensen die het nodig hebben krijgen toegang tot gegevens, en wachtwoorden en API-sleutels worden veilig opgeslagen. Geen enkel systeem is volledig veilig, maar we nemen redelijke maatregelen om je gegevens te beschermen en melden een ernstig datalek aan jou en de toezichthouder zoals de wet vereist.

14. Kinderen

Onze website en diensten zijn bedoeld voor bedrijven, niet voor kinderen. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.

15. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid aanpassen als onze diensten veranderen. De nieuwe versie plaatsen we op deze pagina, en we passen de datum bovenaan aan.

16. Contact

DUTA LTD
128 City Road, London, EC1V 2NX, Verenigd Koninkrijk
E-mail: contact@dutasolutions.com
Telefoon: +44 20 8050 1428